162 – The Three Minutes Coach โค้ช 3 นาที

162 The Three Minutes Coach โค้ช 3 นาที

เพราะการบอกลูกน้องว่า ‘มีอะไรก็เข้ามาคุยได้’ หรือ ‘มีอะไรก็ถามได้’ ทำให้น้องไม่รู้จะคุยจะถามอะไร คุยตอนไหน การโค้ช 3 นาทีจะช่วยเปลี่ยนให้น้องเรียนรู้วิธีที่เราถาม เราชวนคุย จนกลายมาเป็นการสนทนาที่มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น ซึ่งควรเริ่มจากการมีทัศนคติที่ดีกับลูกน้องก่อนเพราะเป็นการทำให้อะไรๆมันง่ายขึ้น

หน้าที่ของผู้จัดการคือ การทำให้พนักงานนำไอเดีย และแผนงานไปปฏิบัติจริง ถ้าทำไม่ได้ได้ องค์กรจะหยุดอยู่กับที่ คนก็ไม่เติบโต ผู้จัดการจึงเหมือนจุดหมุนของคานที่ทำให้ทุกส่วนของบริษัทเคลื่อนไหวได้

งานที่ผู้จัดการต้องทำ

1. วางแผนงานและบริหารเวลา ต้องวิเคราะห์ว่าจะใช้ทรัพยากรอะไรบ้าง กำหนดตัวชี้วัดความสำเร็จ แบ่งงานให้ทีมอย่างเหมาะสม สร้างสภาพแวดล้อมที่ทำให้ทีมทำงานได้เต็มที่ ติดตามความคืบหน้าเป็นระยะว่างานเป็นไปตามแผนที่วางไว้ไหม
2. วางแผนเชิงกลยุทธ์ ต้องกำหนดความสำคัญของงาน รู้ว่าน้องแต่ละคนมีความสามารถอะไรบ้าง จะได้แจกจ่ายงานถูกคน
3. บริหารความเสี่ยง เตรียมพร้อมเพื่อจัดการปัญหาที่อาจเกิดขึ้นตั้งแต่เนิ่นๆ
4. ตัดสินใจ ถ้าทำเองไม่ได้ ก็ต้องขอให้ผู้มีอำนาจตัดสินใจให้ งานจะได้เดินต่อได้ไม่หยุดชะงัก
5. ฝึกฝนลูกน้อง มองให้ออกว่าใครต้องการทักษะอะไรและติดตามว่าพัฒนาถึงไหนแล้ว

แต่ทักษะที่สำคัญที่สุดสำหรับคนเป็นผู้จัดการ คือ การสื่อสาร เพราะคนที่อยู่ตรงนี้ ไม่ใช่คนที่จะทำแต่งานของตนเองเพียงอย่างเดียว แต่ต้องรู้จักพัฒนาคนและจูงใจให้เค้าลงมือทำตามที่ต้องการได้

ซึ่งบางคนก็จะงอแงว่า งานล้นมือแล้ว จะเอาเวลาไหนไปพัฒนาน้องโดยที่ตัวเองไม่เสียงาน หลักการมีอยู่ว่า ให้หาเวลาสำหรับพูดคุยกับลูกน้อง และหาเวลาสำหรับคิดเรื่องลูกน้องด้วย

#การสื่อสารกับการสร้างความสัมพันธ์

จุดประสงค์ที่แท้จริงของการสื่อสาร ไม่ใช่การรับส่งข้อมูล แต่เป็นการพัฒนาความสัมพันธ์ระหว่างกัน ดังนั้นสิ่งที่ต้องทำ คือ

1. หาเวลาคุยกับน้อง ให้ตั้งเป้าเลยว่าจะคุยกับน้อง ไม่ใช่คิดว่ามีจังหวะเหมาะๆแล้วค่อยคุย
2. ที่นั่นแหละ เดี๋ยวนั้นเลย เราไม่จำเป็นต้องจองห้องประชุม เพื่อคุยกับน้อง เราสามารถยืนหรือนั่งคุยกันที่โต๊ะทำงาน ทางเดิน โต๊ะกินข้าวก็ได้ เพราะใช้เวลาไม่นาน หรือถ้าไม่ค่อยเจอกัน โทรหากันได้เลย
3. คุยเรื่องที่กำลังเกิด ณ ขณะนั้น เช่น ถ้าลูกน้องกำลังปรับตัวกับงานใหม่ ก็ถามว่า ‘เริ่มคุ้นกับงานบ้างหรือยัง’ ถ้าน้องเพิ่งกลับมาจากการไปเยี่ยมร้าน ประชุมข้างนอก ก็ถามว่า  ‘วันนี้เป็นยังไงบ้าง’ หรือระหว่างที่น้องกำลังทำสไลด์พรีเซนท์ ก็อาจถามว่า  ‘ทำถึงไหนแล้ว’
4. คนเป็นหัวหน้าต้องสังเกตลูกน้อง  ว่ามีทีท่าแปลกไปหรือเปล่า
5. หาเวลาสำหรับคิดเรื่องลูกน้อง เราต้องรู้ว่าแต่ละวันน้องทำอะไรบ้าง มีความคืบหน้ามากแค่ไหน ลองคิดเรื่องลูกน้องโดยการถามว่า ตอนนี้น้องจำเป็นต้องมีทักษะอะไรบ้าง จุดแข็งของน้องคืออะไร น้องมีความสามารถด้านไหน เขาประสบความสำเร็จอะไรมาบ้าง ตอนนี้เขาอยู่จุดไหนและกำลังจะไปไหน เขาจะดึงศักยภาพออกมาใช้ได้ดีที่สุดในสถานการณ์แบบไหน
6. การคิดเรื่องลูกน้องเหมือนการสร้างฐานข้อมูลส่วนตัวของพวกเขาขึ้นมา  โดยเริ่มจากกำหนดสิ่งที่จำเป็นต้องรู้เกี่ยวกับน้องและเติมข้อมูลลงไปให้ครบ เช่น วันไหนของสัปดาห์ที่คิดว่าทำงานได้ดีที่สุด มีวิธีจัดการความเครียดยังไง ฯลฯ
7. การรวบรวมคำถามเกี่ยวกับสิ่งที่อยากรู้เกี่ยวกับน้อง ไม่ใช่มีไว้สอบปากคำน้อง แต่เป็นเครื่องมือ ที่จะช่วยให้คิดเรื่องลูกน้องได้ดียิ่งขึ้น รวมทั้งยังเป็นแรงจูงใจให้อยากถามและหาคำตอบในสิ่งที่ยังไม่รู้
8. ลองตั้งคำถาม และตอบในมุมลูกน้องดู เข่น จะเครียดในเวลาแบบไหน นอกจากเรื่องเงินแล้ว เขาจะได้อะไรจากการทำงานบ้าง ฯลฯ ถ้าตอบไม่ได้ แปลว่าเรายังไม่รู้จักลูกน้องดีพอ หาให้เจอว่าเราไม่รู้อะไรเกี่ยวกับลูกน้อง แล้วเราจะใส่ใจลูกน้องมากขึ้น

#โค้ช3นาทีคือชานชาลาของการสื่อสาร

การโค้ชกัน 3 นาทีเหมือนเวลายืนคุยกันระหว่างรอรถไฟขบวนถัดไป หากเราทำต่อเนื่อง ผลลัพธ์อาจแซงหน้าการคุยกันยาวๆแบบนานๆครั้งก็ได้

กุญแจสำคัญของการโค้ช 3 นาที  ไม่ได้อยู่ที่การพูดคุย แต่อยู่ที่ช่วงเวลา ‘ระหว่าง’ การรอจะได้คุยกันอีกครั้ง เพราะน้องจะเอาสิ่งที่คุยกันไปปฏิบัติจริงและรอดูการเปลี่ยนแปลง  การโค้ช 3 นาทีอาจไม่พอให้คุยเรื่องสัพเพเหระ จึงต้องเข้าประเด็นอย่างรวดเร็วและพูดให้ชัดเจน เช่น มีปัญหาเรื่อง XX หรือเปล่า มาคุยกันเรื่องนี้ไหม อยากคุยเรื่องตารางงานหน่อย ถ้าอยากปรึกษาเรื่อง XX ก็บอกเลยนะ เครียดอยู่หรือเปล่า ฯลฯ การตั้งคำถามที่ชัดเจนช่วยจัดระเบียบความคิดและมองเห็นจุดบกพร่องได้ชัดขึ้น

#เป้าหมายการโค้ช3นาที

คือช่วยให้น้องประสบความสำเร็จ และเติบโต แต่ไม่ใช่ว่าการคุยกันจะทำให้เกิดการลงมือทำเลย เพราะต้องผ่านการคุยกับตัวเองก่อน ตามกระบวนการนี้ ตระหนัก – ขบคิด – ตัดสินใจ – ลงมือทำ ถ้าเราโค้ช3นาทีอย่างถูกต้อง คำถามจากการโค้ชจะกระตุ้นให้น้อง ขบคิด ที่นำไปสู่การคุยกับตัวเอง ทำให้มุมมองน้องเปลี่ยนไป วิธีการคิด และตีความก็จะหลุดออกจากกรอบเดิมๆ และพฤติกรรมก็จะเปลี่ยนในที่สุด

#เคล็ดลับการโค้ช3นาที

ไม่ได้อยู่ว่าคุยเรื่องอะไร แต่อยู่ที่ว่าจะคุยในสถานการณ์แบบไหนต่างหาก เช่น ระหว่างเดินไปประชุมด้วยกัน ตอนที่น้องมาส่งงาน ฯลฯ ขอแค่รู้ว่าลูกน้องทำอะไรอยู่ เราก็จะมองเห็นโอกาสเข้าไปคุยได้ แต่ต้องไม่ใช่จังหวะที่ทำให้งานสะดุด ซึ่งโดยมากแล้วน้องจะอยากให้หัวหน้าเข้ามาช่วย 3 ช่วงเวลา คือ ตอนเริ่ม ระหว่าง และ หลังจากงานเสร็จ และต้องระวังอย่าลืมน้องที่ผลงานอยู่กลางๆ เพราะโดยมากแล้ว คนเรามักจะคุยกับคนที่ผลงานดีกับแย่มากกว่าคนผลงานกลางๆ

#ความสำคัญของการสื่อสาร

ไอเดียกับการลงมือทำจริงนั้นห่างไกลกันราวกับมีเหวลึกคั่นกลาง สิ่งที่จะเป็นสะพานเชื่อมทั้งสองอย่างให้ไปถึงกันได้คือ การสื่อสาร

หัวหน้า มักใช้วิธีการสอน หรือชี้แนะ น้องให้ทำงาน ทำให้น้องถนัดทำตามสั่ง คิดหรือทำอะไรเองไม่เป็น ทำให้องค์กรไม่สามารถรับมือกับการเปลี่ยนแปลงได้ ทำให้องค์กรขับเคลื่อนได้ช้า  ทางออกคือลองให้อำนาจพนักงานสามารถตัดสินใจรับมือกับปัญหาตรงหน้า ซึ่งการโค้ชจะช่วยให้พนักงานพึ่งพาตัวเองได้ดีขึ้นอย่างไม่น่าเชื่อ

สิ่งที่จะช่วยให้องค์กรเติบโตได้เร็ว ไม่ใช่คำพูดให้กำลังใจจากหัวหน้า แต่เป็นการมอบอิสระในการทำงานให้พนักงาน เน้นการสื่อสารกันภายในองค์กร

#ความถี่ในการสื่อสารส่งผลต่อประสิทธิภาพในการทำงาน

สาเหตุที่งานคืบหน้าช้าคือ

1. จัดลำดับความสำคัญผิดพลาด
2. มีทักษะไม่พอ
3. ไม่กล้าตัดสินใจ ลังเลแม้แต่เรื่องเล็กๆน้อยๆ
4. กังวลว่าจะผิดพลาดหรือถูกตำหนิ
5. สูญเสียแรงจูงใจ (มักเป็นผลมาจากข้อ 1-4)

ซึ่งถ้าลูกน้องกล้าเข้ามาปรึกษา ขอความช่วยเหลือจากหัวหน้า ปัญหาทั้ง 5 ข้อจะคลื่คลายลงอย่างรวดเร็วเพราะใช้แค่การสื่อสารพูดคุยธรรมดาเท่านั้น

แต่ถ้าปล่อยให้น้องรับมือกับปัญหาตามลำพัง นานวันเข้าน้องจะเหนื่อยล้าและเริ่มคิดว่าตัวเองไม่มีความสามารถ สูญเสียความมั่นใจ แรงจูงใจหดหาย ความเร็วในการทำงานก็จะตกลง ซึ่งตอนนี้มักจะเป็นตอนที่หัวหน้าค่อยเข้าไปถามว่า มีปัญหาอะไรหรือเปล่า ซึ่งก็ต้องเสียเวลาหาทางแก้ไขนาน

หัวหน้าจึงควรโค้ชลูกน้องในทุกสถานการณ์  ไม่ใช่รอคุยกันตอนประเมินผลงาน วิธีนี้จะทำให้รู้ต้นตอของปัญหาและจัดการได้รวดเร็ว และต้องระวังไม่เอาแต่คอยตามแก้ปัญหาให้น้อง แต่ให้ฝึกฝนให้น้องแก้ไขปัญหาด้วยตัวเอง

#อยากฝึกให้น้องมีความคิดสร้างสรรค์ต้องพร้อมรับฟังเรื่องไร้สาระ

หากเราบีบเอาแต่คำตอบที่ถูกต้อง หรือให้ตอบแค่ ครับ ค่ะ ได้ครับ ได้ค่ะตลอดเวลา ความคิดสร้างสรรค์จะหายไป ถ้าอยากดึงความคิดสร้างสรรค์ออกมา หัวหน้าต้องพร้อมรับฟังไอเดียนับพัน แม้ว่าจะใช้ไม่ได้จริงก็ตาม

#อย่าเดือดดาลเมื่อคุยด้วยแล้วลูกน้องเงียบใส่

สำหรับคนคุยเก่ง ก็คงไม่ใช่เรื่องอยากอะไรที่จะต่อบทสนทนากัน แต่กับคนที่ไม่ค่อยพูด พูดไม่เก่ง อารมณ์คงเหมือนให้กระโดดลงน้ำในสระจากที่สูง ต้องค่อยๆทลายกำแพงความกลัว โดยการชวนคุยนิดๆหน่อยๆไปเรื่อยๆก่อน ทำความรู้จักกัน เอาให้กล้าเปิดปากพูดกับเราก่อน ถือว่าใช้ได้แล้ว

#ลูกน้องต้องการที่อยู่ในที่ทำงาน

เพราะทุกคนต้องการที่ปลอดภัย ที่มีคนยอมรับ เข้าใจตัวเรา ความมั่นคงและอุ่นใจจะทำให้คนเรากล้าลงมือทำ แต่ความโดดเดี่ยว หวาดระแวง ถูกรังแก จะทำให้คนอยู่ไม่ได้และต้องจากไปในที่สุด

#การสร้างภาพให้น้องเห็นอนาคตอันใกล้

การโค้ชน้องจะไปสู่อนาคตเหมือนการเปิดประตูไปสู่โอกาส ถ้าไม่นึกภาพก่อน คุยเรื่องอนาคตก่อน เราก็จะไม่สามารถดึงภาพออกจากความทรงจำและทำให้มันเกิดขึ้นจริงตามนั้นได้ ยิ่งภาพชัดเจนมากเท่าไหร่ ก็จะยิ่งลงมือทำง่ายขึ้นเท่านั้น

เราอาจจะถามน้อง ด้วยคำถามที่ว่า ไม่มีตัวเลือกอื่นแล้วใช่ไหม ลองถามความเห็นคนอื่นดูหรือยัง คิดว่าจะเกิดอะไรขึ้นในอีก 1-2 ปีข้างหน้า คิดว่าตัวคุณในตอนนั้นจะมองเห็นอะไรเมื่อมองย้อนกลับมาตอนนี้ ฯลฯ

#การมีคำถามร่วมกันก็ใช้ได้แล้ว

เรามักถามเพื่อคาดคั้นเอาคำตอบที่ถูกต้อง แต่บางครั้ง การที่ถามแล้วไม่ได้คำตอบแต่ทำให้ทุกคนมีคำถามร่วมกัน ก็กระตุ้นให้คนคุยกัน เริ่มมองหาแง่มุมใหม่ๆ หาทางออกร่วมกัน นั่นก็ถือว่าดีมากแล้ว และที่สำคัญการมีคำถามร่วมกัน ช่วยส่งเสริมให้ทุกคนพึ่งพาตัวเองมากขึ้นอีกด้วย

#แล้วฉันจะได้อะไร

เพราะคนเราสนใจแต่เรื่องที่เกี่ยวกับตัวเอง มากกว่าเรื่องของคนอื่น ขององค์กร เราจึงต้องตอบคำถามที่พนักงานสงสัยว่า ถ้าทำสิ่งนี้แล้วจะมีประโยชน์ต่อพวกเขาได้อย่างไร What’s in it for me (WIIFM)

#สิ่งที่โค้ชไม่ควรทำ

การจ้ำจี้จำไช สอนทุกเรื่อง ต้องปล่อยให้เกิดการเรียนรู้เอาเองบ้าง และการตามติดเป็นเงาก็ไม่ใช่เรื่องที่ควรทำ แต่หัวหน้าที่เป็นโค้ชควรเป็นต้นแบบที่ดี ทุ่มเททำงานใส่ใจ และ พูดคุยกันให้เป็นเรื่องสนุกจะดีกว่า

เป็นเล่มที่เหมาะกับคนเป็นหัวหน้ามาก เพราะการมีน้องที่ Report เรา นั่นคือเราต้องรับผิดชอบชีวิตการทำงานของน้องไปด้วย น้องจะเก่ง จะโตหรือไม่ ส่วนหนึ่งมาจากตัวน้องเอง แต่อีกส่วนใหญ่ก็อยู่ที่คนเป็นหัวหน้าที่เคี่ยวเข็ญ ดึงศักยภาพน้องออกมาได้มากแค่ไหนด้วย และเล่มนี้ก็เป็นเทคนิคง่ายๆที่เอาไปทำได้จริง

ด้วยรักจากเจ้