140
เก็บตกจากคลาสเรียน “Productive Communication & Presentation”
เมื่อวานเจ้ได้เข้าเรียนเวิร์คชอป “Productive Communication & Presentation” เป็นเรื่องเกี่ยวกับทักษะการสื่อสาร การพูด การใช้เสียง และปรับบุคลิคภาพ โดยผู้เรียนคือบรรดา HOD (Department Head) หรือผู้ที่เป็นหัวหน้าแผนกต่างๆและผู้ที่ต้องทำหน้าที่เป็นพิธีกร
ตลอดระยะเวลาร่วม 7 ชั่วโมงที่เรียน แทบไม่มีเวลาให้ง่วงเหงาหาวนอนเลย อาจเพราะรูปแบบการจัดอบรมเป็นแบบเวิร์คชอป ที่เน้นการได้ฝึกจริงหลักจากที่ครูอธิบายแต่ละหัวข้อไป และพบว่าเนื้อหาหลายส่วนมีประโยชน์ จึงอยากแชร์ในพื้นที่ของบ้านfromyoursis นี้ (เป็นวงเล็กๆแทบจะ Private หวังว่าจะไม่เป็นอะไรถ้าจะเอาเนื้อหาบางส่วนมาเผยแพร่)
—
#คนเราวัดกันที่ภายนอกจริงหรือ #Outer does matter
เป็นเรื่องจริงที่ในวงการคนทำงาน เรามักตัดสินกันที่ภายนอก เราปฏิเสธความจริงนี้ไม่ได้หรอก เพราะมนุษย์เราตัดสินคนที่เราเจอตั้งแต่ 3 วินาทีแรกที่เค้าปรากฏตัวแล้ว โดย
55% เป็นเรื่องของภาษากาย เช่น ท่ายืน เดิน นั่ง สีหน้า การใช้มือ สายตา หรือที่เราเรียกรวมๆว่า Body Language
38% เป็นเรื่องของน้ำเสียง โทนเสียงที่ใช้พูด
แค่สองเรื่องนี้ก็ทำให้มีผลต่อความประทับใจไปได้ถึง 93% เหลือให้กับข้อความที่จะสื่อสาร เนื้อหา เรื่องราว Content ที่จะพูดเพียง 7% เท่านั้น แต่ไม่ได้หมายความว่าให้เรามุ่งฝึกแต่เรื่องภายนอก (Outer) เพียงอย่างเดียว เพราะท้ายที่สุดแล้วเราควรต้องทำให้ดีทั้ง 100% เพราะมันส่งผลต่อความประทับใจ ส่งผลต่อความสำเร็จในการจูงใจผู้ฟังให้ยอมรับ ทำตาม ตกลง กับสิ่งที่เรานำเสนอไป
สำหรับภาษากายที่เห็นได้ชัด มีเรื่องที่ควรใส่ใจ ดังนี้
- การใช้ร่างกาย หากเราให้ศรีษะนำหน้าลำตัว เราจะดูด้อยกว่า ตัวหงอ ตามองด้านบน เป็นการยอมรับกลายๆว่ายินยอมจะโดนกดดัน โดนข่มได้ง่ายๆ แต่หากเราใช้สะโพกนำหน้าลำตัว เราจะดูมั่นใจเกินไป แข็งกร้าว ไม่เป็นมิตร ทางที่ดีคือใช้นิ้วกลางจิ้มที่กลางอก ดันเข้าไปพร้อมสูดหายใจลึกๆ และถอนหายใจออกพร้อมกับทิ้งไหล่ลงมา (แต่อกยังสง่าผ่าเผยอยู่)
- การยืน ยืนแยกขาแค่พอห่าง 1 ช่วงฝ่ามือวางได้พอดี ไม่มากไม่น้อยไป ทิ้งน้ำหนักลงขาสองข้างให้มั่นคงไม่ยืนพักขา
- การใช้มือ วางมือให้อยู่ตรงกลางของลำตัว และใช้มือในกรอบสี่เหลี่ยมที่เราสามารถใช้มือวาดได้พอดีๆ ไม่สูงหรือต่ำ กว้างหรือแคบจากลำตัว ใช้หลัก The Ball ทำมือเหมือนลูบลูกบอลตรงกลางลำตัว เมื่อต้องการสื่อถึงเรื่องละมุนละม่อม และใช้หลัก The Box คือตั้งสันมือสองข้างและสับตรงๆ ตรงกลางลำตัว เมื่อต้องการพูดเรื่องจริงจังซีเรียส
- มี Eye Contact กับผู้ฟังเสมอ ไม่พูดกับเพดาน พื้นห้อง หลบตาผู้ฟัง
#วิเคราะห์ผู้ฟัง #Audience Analysis
เป็นสิ่งที่สำคัญมากหากเราต้องหารให้การสื่อสารของเราประสบผลสำเร็จ ไม่ได้หมายความว่าต้องไปทำความรู้จัก ตีสนิทผู้ฟัง แต่เราต้องรู้ว่า
- สิ่งที่ผู้ฟังสนใจ คืออะไร (Interest) ถ้าเราพูดในสิ่งที่เค้าสนใจได้ก็เหมือนกับว่าเค้าได้เปิดประตูต้อนรับเราแล้ว
- รู้จักความต้องการของผู้ฟัง (Need) ซึ่งแบ่งออกเป็น ความต้องการหลัก (Main Need) ของผู้ฟังคืออะไร และ ความต้องการ “ตอนนี้” ของผู้ฟังคืออะไร (Current Need) เช่น ผู้ฟังต้องการทราบข้อมูลเรื่องแพกเกจสินค้า นี่คือความต้องการหลัก แต่ตอนนี้ผู้ฟังกลับดูวอกแวก นั่งบิดไปมา หรือดูนาฬิกาบ่อย เราก็ต้องสังเกตว่า ความต้องการตอนนี้ของเค้าอาจจะเป็นเรื่องอื่น เช่น อยากเข้าห้องน้ำ หรือรอโทรศัพท์สายสำคัญ หรือมีนัดต่อ เราก็ควรรีบสรุปรวบรัดให้จบแล้วอาจจะส่งข้อมูลตามไปทางอีเมลภายหลัง การทำแบบนี้คือเรายึดความต้องการของผู้ฟังเป็นหลัก ถ้าเราจับ ความต้องการ “ตอนนี้” ออก มันคือเสน่ห์ของความใส่ใจ
เมื่อรู้จักความต้องการของผู้ฟังแล้ว เราก็สามารถสนองความต้องการได้ด้วยการกระทำ (Action) หรือ คำพูด (Verbal) จากที่ผู้ฟังเปิดประตูให้เราแล้ว คราวนี้เค้าจะเชิญเราเข้าบ้านด้วย
- สิ่งที่ส่งอิทธิพลต่อคู่สนทนา (Influencer) ซึ่งอาจเป็นความเชื่อ ความศรัทธา อุดมการณ์ บุคคลที่เคารพนับถือ ถ้ารู้สิ่งนี้ก็จะช่วยให้เราโน้มน้าวใจผู้ฟังให้คล้อยตามเราได้ดียิ่งขึ้น
#โทนเสียงที่ใช้เป็นเรื่องสำคัญ #Tone of Voice
ไม่น่าเชื่อว่าโทนเสียงจะเป็นเรื่องละเอียดอ่อนและสำคัญต่อการสื่อสารขนาดนี้ พูดให้คนฟัง “เห็น” ถึงใจความสำคัญของข้อความที่ต้องการสื่อคือ การ “See the voice” พูดด้วยเสียง แต่รู้สึกและเห็นภาพตาม
โทนเสียงสามารถแบ่งออกเป็น 4 โทนเสียงตามสี ดังนี้
- โทนเสียงสีแดง คือโทนเสียงของการเรียกร้องความสนใจ สื่อถึงพลัง ความหนักแน่น มักใช้ในตอนกล่าวเปิดช่วงต้นเพื่อดึงความสนใจผู้ฟัง ใช้เมื่อต้องการเน้นย้ำข้อความ หรือใช้เมื่อต้องพูดอะไรที่เป็นทางการ
- โทนเสียงสีเหลือง คือ โทนเสียงของความเป็นมิตร ไมตรี ขี้เล่น สบายๆ เข้าถึงง่าย ไม่ควรใช้ทั้งประโยค เพราะฟังนานๆอาจเกิดความรำคาญได้ เหมาะสำหรับใช้ตอนลงท้าย ปิดท้ายประโยค หากต้องการไม่ฟังดูไม่ทางการจนเกินไป
- โทนเสียงสีน้ำเงิน คือโทนเสียงของความจริงจัง ขึงขัง เอาจริง ใช้เมื่อต้องการบอกให้ผู้ฟังรู้ว่าเรากำลังให้ข้อมูลสำคัญ ให้ตั้งใจฟังดีๆ
- โทนเสียงสีเขียว คือโทนเสียงของความอ่อนน้อมถ่อมตัว ละมุนละม่อม มักใช้ในสถานการณ์ที่เราต้องการขอร้องให้ใครช่วยทำอะไร หรือ ต้องการขอโทษ ไม่แนะนำให้ใช้โทนเสียงนี้ตลอดเวลาเพราะ โทนเสียงสีเขียวเป็นโทนสียงที่เข้าหูผู้ฟังแล้วออกเลย
โดยสรุปของส่วน Outer คือ เวลาเราสื่อสารกับผู้ฟัง อย่าซ่อนเสียง (พูดเบาๆ กระซิบๆ ไม่มีความมั่นใจ) ซ่อนตา (หลบตา ไม่สบตาผู้ฟัง มองสิ่งที่ไม่ใช่มนุษย์บ่อยๆ) ซ่อนตัว (ไม่ยืนหันหน้าเข้าหาผู้ฟัง) อย่าลืมว่ามนุษย์เรามักทำการเลียนแบบสิ่งที่อยู่ตรงหน้า (Mirror) เช่น เห็นผู้พูดยกมือ เราก็มีแนวโน้มอาจยกตาม หรือ คู่สนทนานั่งไขว่ห้าง กอดอก ท้าวคาง เราก็อาจทำตามโดยไม่รู้ตัว
#เครื่องมือในการนำเสนอ #Presentation Tools
- What ต้องรู้ว่าจะพูดเรื่องอะไร ควรมี Golden Sentence คือประโยคทอง ประโยคหลักของเรื่องที่จะพูด และใช้หลัก Rule of 3 ในการค่อยๆแตกเนื้อหา เพราะคนเรามักจำอะไรได้ไม่เกิน 3 ข้อ หากเนื้อหาเยอะมาก ให้พยายามสรุปให้ได้ 3 หัวข้อใหญ่ๆ แล้วจึงค่อยแตกหัวข้อย่อยอีกที (ซึ่งหัวข้อย่อยก็ไม่ควรเกิน 3 ข้ออยู่ดี)
- Who ก็คือการทำ Audience Analysis ที่เล่าไปข้างต้น
- Where คือการทำการบ้านเรื่องสถานที่หรือช่องทาง (Platform) ที่จะใช้นำเสนอ ถ้าเป็นการเจอตัวกัน ให้เลือกห้องที่ขนาดกำลังดีกับผู้ฟัง จะได้ควบคุมเสียงได้ ไม่หมดพลังไปง่ายๆแค่เพราะห้องใหญ่เกินไปต้องใช้พลังเสียงมาก
- When ระยะเวลาที่ต้องนำเสนอ กี่นาที กี่ชั่วโมง ควรรู้ Background ของสถานการณ์มาก่อนหน้าจะดีมาก
- Need ในที่นี้ ไม่ใช่ความต้องการของผู้ฟัง (นั่นไปอยู่ในส่วนวิเคราะห์ผู้ฟังแล้ว) แต่ความต้องการในที่นี้คือของผู้พูดที่จะให้ข้อมูลว่าเราอยากให้ผู้ฟังได้อะไร ทำอะไรต่อหลังจากที่เราพูดจบ โดยใช้เทคนิค “ฉันต้องการที่จะให้ผู้ฟังทำอะไร”
#เทคนิคการขึ้นต้นการพูด #Introduction
การขึ้นต้นการพูดมีเทคนิคมากมาย เหล่านี้ทำไปเพื่อกระตุ้นการมีส่วนร่วมของผู้ฟัง ให้สนใจสิ่งที่เรากำลังจะพูด
- Question มีการใช้คำถามปลายเปิด / ปิด และ คู่ไปกับคำถามที่ต้องการคำตอบ / ไม่ต้องการคำตอบ
ซึ่งคำถามปลาย “เปิด” ที่ “ไม่” ต้องการคำตอบ จะเป็น Low Risk Low Return คือได้แค่สะกิดผู้ฟัง
คำถามปลาย “เปิด” ที่ต้องการคำตอบ เป็น Low Risk High Return คือมีแนวโน้มสูงที่ผู้ฟังจะให้ความร่วมมือตอบ
ส่วนคำถามปลาย “ปิด” ที่ต้องการคำตอบ เป็น High Risk High Return คือเสี่ยงมากที่จะไม่มีคนตอบได้ แต่ถ้ามีคนตอบได้ จะทำให้เรื่องราวที่เราจะเล่าต่อมัน impact กับคนฟังมากขึ้น
- Numbers / Stats / Facts ใช้ข้อมูล เรื่องจริงเพื่อสร้างความน่าเชื่อถือ ซึ่งข้อมูลมีทั้งข้อมูลที่คนทั่วไปรู้จักดี (Well-known) และข้อมูลที่ผู้ฟังไม่รู้จักมาก่อน (Unknown)
- Quote / Slogan ไปหยิบประโยคเด็ดๆจากบุคคลที่มีชื่อเสียงมาอ้างอิง ช่วยเพิ่มพลังการพูดให้น่าฟัง น่าติดตามมากขึ้น
- Speak their Mind พูดสิ่งที่อยู่ในใจผู้ฟัง จะให้รู้สึกเป็นพวกเดียวกัน
- Interesting story เล่าถึงเรื่องราวที่น่าสนใจ จะเป็นเรื่องจริงหรือเรื่องเล่าก็ได้ มันช่วยให้ผู้ฟังอยากติดตามฟังต่อไป
- Run into / Run Away การท้าทายให้ผู้ฟังวิ่งเข้าหา คือต้องทำแล้วแหละ ห้ามพลาดเด็ดขาด กับท้าทายให้ผู้ฟังอยากหลีกหนี ไม่อยากทำ
- Congrats การพูดเปิดแบบกลางๆ เป็นที่นิยมใช้เริ่มต้นการพูดกัน เช่น สวัสดีค่ะ วันนี้ยินดีและเป็นเกียรติมากที่ได้มาพูดเรื่อง 123 … เทคนิคนี้ทำได้เมื่อไม่ได้เตรียมการพูดมาก่อน
- เอ๊ะ คือทำให้ผู้ฟังเอ๊ะ ด้วยท่าทางของผู้พูด (Acting) โชว์สิ่งของ (Prop) การหยุดเว้นจังหวะ (Pause) เหล่านี้ช่วยให้ดึงความสนใจผู้ฟังได้เป็นอย่างดี
#เทคนิคการพูดปิดท้าย #Conclusion
เมื่อเราขึ้นต้นจับจิตแล้ว ใส่เนื้อหาข้อมูลที่จำเป็นในช่วงกลางแล้ว ก็ควรลงท้ายให้จับใจให้คนจำได้ มีเทคนิค 3 ข้อ
- Call to Action คือการพูดปิดเพื่อชักชวนให้ผู้ฟังทำอะไรบางอย่าง เช่น เชิญชวนให้ลงทะเบียนเรียน เชิญชวนให้เปลี่ยนมาใช้สินค้าแบรนด์นี้ เชิญชวนให้ออกกำลังกาย เชิญชวนให้บริจาคเงินแก่มูลนิธิ เชิญชวนให้อนุมัติงบประมาณ ฯลฯ
- Call to Question คือการพูดปิดด้วยการตั้งคำถามให้ผู้ฟังเก็บไปคิดต่อ เช่น คุณคิดว่าทำแบบไหนเป็นที่น่าจดจำกว่ากัน หรือ จะดีกว่าไหมถ้าคุณสามารถทำให้คุณภาพชีวิตดีขึ้นด้วยการ … ตัวเลือกเป็นของคุณ คุณเลือกได้เอง เป็นต้น
- ต่ำ – ช้า – ล็อค คือ การลงท้ายแบบหนักแน่น ใช้เสียงต่ำ พูดช้าๆ และล็อคผู้ฟังให้อยู่หมัด มักใช้กับผู้ฟังกลุ่มเล็ก
- สูง – เร็ว – รัว คือ การลงท้ายแบบใช้เสียงสูง พูดเร็วๆ และรัวๆ โดยมากมักใช้กับผู้ฟังกลุ่มใหญ่ๆ เรียกพลังให้ฟุ้งกระจายทั่วห้องก่อนจากกันด้วยความประทับใจ
#เทคนิคการพูดต่อหน้าผู้ฟังจำนวนมาก
หากต้องขึ้นพูดต่อหน้าผู้ฟังจำนวนมาก หลักหลายร้อย หลายพันคน ให้ใช้หลักแบ่งผู้ฟังออกเป็น 9 ช่อง
- ซ้าย-กลาง-ขวา
- บน-กลาง-ล่าง
- หน้า-กลาง-หลัง
เวลาพูด ให้กวาดสายตาทั่วๆ ขยับสายตาตามจุด 9 ช่องนี้ จะทำให้เราไม่ทิ้งผู้ฟังท่านฝั่งใดฝั่งหนึ่งไป และใช้ภาษากายใหญ่ขึ้นตามจำนวนผู้ฟัง (สามารถชูมือได้สุดแขน วาดแขนได้รอบกว้างๆ) เพื่อส่งพลังไปถึงคนดู
—
เรื่องของการพูด การสื่อสาร เป็นทักษะอย่างหนึ่ง และการที่สิ่งนี้เป็นทักษะ แปลว่ามันฝึกฝนกันได้ ทักษะการพูด เป็น Soft Skill ที่ควรมีติดตัวไว้ จะเป็นประโยชน์กับเรามากในอนาคต เพราะไม่รู้ว่าวันไหนจะต้องขึ้นพูด จับไมค์ อยู่หน้าเวที พูดต่อหน้าฝูงชน บางครั้งการพูดก็อาจนำพาโอกาสที่ดีๆเข้ามา จงทำตัวให้พร้อมที่จะรับโอกาสดีๆ แล้วเราก็จะได้ชื่อว่าเป็นคนโชคดีเอง
ด้วยรักจากเจ้
#FromYourSis
#เก็บตกจากคลาสเรียน
fromyoursis 